Quando volte hai ricevuto una email con oggetto RIUNIONE e la reazione รจ stata: ๐ญ
Vediamo insieme come organizzare una riunione efficace e produttiva. Seguimi:
0) Lo step zero รจ: la riunione รจ ๐๐ฒ๐ฟ๐ฎ๐บ๐ฒ๐ป๐๐ฒ ๐ป๐ฒ๐ฐ๐ฒ๐๐๐ฎ๐ฟ๐ถ๐ฎ? Il tempo รจ denaro!
1) Selezionare solo le ๐ฝ๐ฒ๐ฟ๐๐ผ๐ป๐ฒ ๐ถ๐ป๐๐ฒ๐ฟ๐ฒ๐๐๐ฎ๐๐ฒ alla riunione, coloro, che possono e devono dare un contributo reale al meeting. Al massimo si invierร un recap ai collaboratori non essenziali.
2) ๐๐๐๐ถ๐๐ฎ๐ฟ๐ฒ ๐ถ ๐ฝ๐ฎ๐ฟ๐๐ฒ๐ฐ๐ถ๐ฝ๐ฎ๐ป๐๐ถ da coinvolgere almeno 2-3gg prima cosรฌ che possano organizzare le attivitร del giorno precedente e giorno stesso della riunione con lโobiettivo da non creare disagi ai colleghi/clienti del portfolio. Inserire nel corpo dellโemail le info specifiche della riunione come: data, ora di inizio e fine, discussione principale, intero programma, eventuali richieste ai partecipanti (tipo report, proposte, progetti ecc).
3) Un facilitatore deve ๐ถ๐บ๐ฝ๐ฒ๐ฑ๐ถ๐ฟ๐ฒ ๐บ๐ผ๐ป๐ผ๐น๐ผ๐ด๐ต๐ถ, dare la possibilitร a tutti di poter presentare il proprio pensiero fino ad assicurare un ambiente sereno. Inoltre prende nota per documentare lo scambio di opinioni e inviare un recap a tutti i partecipanti con le nuove attivitร assegnate, specificando la data del prossimo meeting di aggiornamento.
4) La durata di un meeting non dovrebbe superare i ๐ฐ๐ฑ/๐ฑ๐ฌ๐บ๐ถ๐ป. Fondamentale รจ ๐ฒ๐๐ถ๐๐ฎ๐ฟ๐ฒ ๐ฑ๐ถ๐๐๐ฟ๐ฎ๐๐ถ๐ผ๐ป๐ถ ๐ฐ๐ผ๐ป ๐ถ ๐ฐ๐ฒ๐น๐น๐๐น๐ฎ๐ฟ๐ถ. Personalmente preferisco evitare battute sarcastiche, dove a regnare deve essere la serietร (oltre alla serenitร e la collaborazione) o la riunione si prolungherebbe andando anche spesso fuori tema.
5) Prima di riunire i partecipanti bisogna constatare che la sala meeting sia libera, ๐ฝ๐ฟ๐ผ๐ถ๐ฒ๐๐๐ผ๐ฟ๐ฒ/๐ง๐/๐ฃ๐ฐ ๐ณ๐๐ป๐๐ถ๐ผ๐ป๐ฎ๐ป๐๐ถ, temperatura idonea, fogli e penna, acqua, eventualmente caramelle.
